Huishoudelijk reglement

Naam vereniging	TENNISVERENIGING PHILTEN
Vestigingsplaats	PHILIPPINE
District	ZEELAND
Huishoudelijk Reglement Tennisvereniging Philten
Vastgesteld per bijzondere vergadering van 17 november 1977.
Aanpassingen conform richtlijnen KNLTB vastgesteld per algemene ledenvergadering van 15 januari 1993
Wijzigingen betreffende artikel 2,10,16A,16B,22 en 25 vastgesteld per algemene vergadering van 29 januari 2003.
Wijzigingen betreffende artikel 21 vastgesteld per algemene vergadering van 26 januari 2005.

  

Rechten en verplichtingen der leden.

 

Artikel 1.

 

De leden zijn verplicht zich strikt te houden aan het ter plaatse geldende baanreglement en aan de schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van de baanexploitant en/of techni­sche commissie.

 

Artikel 2.

 

1.    De leden zijn verplicht adresveranderingen ten spoedigste aan de secretaris op te geven.

2.    Indien men zich afmeldt na 30 dagen na de datum van de algeme­ne ledenvergadering, worden de jaarlijkse K.N.L.T.B. kosten, zoals genoemd in artikel 10, lid 4 van de statuten, in rekening gebracht.

3.    Leden die op 1 juli hun contributie nog niet voldaan heb­ben, worden afgevoerd van de ledenlijst. Wil men dan alsnog beta­len, dan dient men opnieuw inschrijfgeld te betalen.

4.    Personen die lid willen worden na 1 augustus, hoeven slechts de helft van de contributie te betalen. Het in­schrijfgeld dient wel volledig betaald te worden.

5. Uitwonende Studerende seniorleden kunnen studentenlid worden. Deze studentenleden hebben slechts speelrecht van 15 juni tot 1 september en alle weekenden tijdens het tennisseizoen. Zij betalen 50% van de contributie. Voor nieuwe aanmeldingen bij de vereniging geldt, dat men wel het volledige en­treegeld dient te voldoen.

6.    Aspirant-leden, woonachtig buiten de Gemeente Terneuzen, zullen eerst, voor wat betreft hun toelating de bestuurs­vergadering passeren.

       Er zal naar worden gestreefd om het ledental van de buiten­leden niet meer te laten bedragen dan één/vijfde van het totale ledenbestand. Indien deze limiet dreigt te wor­den over­schreden, dan zal het bestuur tot een leden­stop, voor die categorie leden, besluiten.

 

Artikel 3.

 

De leden hebben het recht bij alle bijeenkomsten (geen be­stuurs-, kascommissie-, technische commissie- en jeugdcommis­sievergade­rin­gen), wedstrijden en andere evenementen der ver­eniging aanwezig te zijn.

 

VERGADERINGEN.

 

Artikel 4.

 

1.    De vergaderingen van het bestuur worden gehouden zo dik­wijls als de voorzitter of tenminste drie bestuursleden dit wensen. De voorzitter heeft in deze vergadering de leiding, en is bevoegd de spreektijd van alle leden bij ieder agen­dapunt te limiteren.

2.    Indien door ten minste drie bestuursleden een voorstel tot het uitroepen van een vergadering is gedaan, en niet vol­daan wordt aan hetgeen bedoeld in artikel 5, lid 2, wordt voor deze vergade­ring in tijdelijk voorzitterschap voor­zien. Deze tijdelijke voorzitter kan door de op de vergade­ring aanwezige bestuursleden worden benoemd of gekozen.

 

Artikel 5.

 

1.    De bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door middel van verzending van een schriftelijke convocatie aan ieder be­stuurslid, tenminste 14 dagen vóór de datum der vergade­ring. Tot het bijeenroepen van een bestuursvergadering is de voor­zitter bevoegd. Hij is daartoe verplicht op verzoek van ten minste drie bestuursleden.

2.    Aan dit verzoek moet binnen een termijn van veertien dagen gevolg gegeven worden, en de bestuursvergadering gehouden worden binnen het tijdsbestek van achtentwintig dagen na ontvangst van het verzoek.

3.    Indien niet voldaan wordt aan hetgeen bedoeld wordt in artikel 5, lid 2, zijn de verzoekers bevoegd om zelf een vergadering uit te schrijven.

 

Artikel 6.

 

Kandidaatstelling voor een door de algemene vergadering te verkiezen functionaris geschiedt door het bestuur en/of door vijf seniorleden, ereleden of leden van verdiensten.

Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt, nadat het be­stuur zich heeft vergewist, dat de te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden.

Kandidaatstelling door de leden geschiedt door middel van inleve­ring bij de secretaris van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring, vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat, uiterlijk 7 dagen voor de algemene vergadering.

 

Artikel 7.

 

Een besluit van of benoeming door de algemene vergadering, niet rechtstreeks betrekking hebbende op een agendapunt der vergade­ring, is ongeldig, met inachtneming van artikel 18, leden 9 en 10 van de statuten.

Een uitzondering op deze regel geldt, indien een zodanig besluit is opgenomen - of een zodanig benoemde is gekozen met minstens twee/derde van het aantal geldig uitgebrachte stemmen - blanco stemmen daaronder niet begrepen - en naar aanleiding van een voorstel, dat naar het oordeel van het bestuur als urgent is te beschouwen, mits geen voorstel tot ontzetting, statutenwijziging of ontbinding der vereniging.

 

Artikel 8.

 

De agenda der algemene vergadering bevat, behalve de uit de statuten of de voorgaande artikelen van dit reglement voort­vloei­ende punten, ieder voorstel, dat ten minste zeven dagen vóór de verzending der convocaties door ten minste vijf leden schriftelijk bij de secretaris is ingediend, alsmede al het­geen de tot bijeen­roeping der vergadering bevoegden daarin wensen op te nemen.

 

Artikel 9.

 

Alle op de agenda ener vergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Bij ieder punt wordt tevens behandeld ieder mondeling door een lid staande de vergadering gedaan voorstel, hetwelk rechtstreeks met het aan de orde zijnde agendapunt samenhangt, mits in geval van een algemene ledenvergadering ondersteund door ten minste vier andere leden.

 

COMMISSIES

 

Artikel 10.

 

De algemene vergadering kiest voor de duur van telkens één jaar de navolgende commissies:

a.     de onderhoud commissie.

b.    de jeugdcommissie.

c.     de technische commissie.

 

Het werk van deze commissies is beperkt, en zal zich niet mogen uitstrekken buiten het gebied van de, door het bestuur, gestelde bevoegdheden. Deze commissies zijn verantwoording verschuldigd aan het bestuur in eerste instantie en in tweede instantie aan de algemene vergadering.

 

Artikel 11.

 

De algemene vergadering benoemt een kascommissie. De benoeming zal geschieden zoals bedoeld wordt in artikel 13, lid 3 van de statuten. De kascommissie is verantwoording verschuldigd aan de algemene vergadering. De taken en bevoegdheden van deze commissie zijn omschreven in artikel 13, leden 3, 4 en 5 van de statuten.

 

Artikel 12.

 

Door het bestuur kan een tijdelijke commissie benoemd worden, die het bestuur behulpzaam kan zijn met het uitoefenen van haar taak. Zulks kan gebeuren, indien naar de mening van het bestuur, behoefte bestaat aan specifieke kennis.

Het bestuur heeft het recht deze commissies te ontbinden, alsmede de grenzen van de bevoegdheden te bepalen. Ten opzich­te van de algemene vergadering is het bestuur verantwoordelijk voor het functioneren van deze tijdelijke commissie.

 

Artikel 13.

 

Bij het ontstaan van vacatures, gedurende het lopende vereni­gingsjaar, in de technische commissie en de jeugdcommissie, zal het bestuur zorg dragen voor het aanzoeken van nieuwe leden in die commissies. Door het bestuur kunnen aan beide commissies leden worden toegevoegd. Dit kan gebeuren, indien naar het oordeel van het bestuur de taken van beide commissies te omvang­rijk zijn gebleken. Aan de algemene vergadering wordt mededeling gedaan van de aanvullingen en/of wijzigingen in beide commissies.

 

Artikel 14.

 

De commissie, als bedoeld in artikel 13, lid 3 van de statu­ten, bestaande uit twee leden, wordt bij haar benoeming tel­kens geldend voor één jaar, aangevuld met een plaatsvervangend lid, dat bij ontstentenis van één van de commissieleden diens plaats zal innemen.

Dit plaatsvervangend lid zal in het volgende verenigingsjaar, bij voorkeur, door de algemene vergadering worden benoemd tot lid van de commissie in plaats van dat lid van de commissie, dat het langst in de commissie zitting heeft gehad.

 

Artikel 15.

 

De, voor de duur van één jaar gekozen, technische commissie en jeugdcommissie, bestaan uit een voorzitter en een even aantal leden. Andere, dan bedoeld wordt in artikel 22, leden 11a en 11b, bestuursleden kunnen zitting nemen in beide commis­sies.

 

  

TAKEN VAN DE COMMISSIES.

 

Artikel 16 A.

 

1.    Onderhoud commissie.

       De werkzaamheden van de onderhoud commissie zullen onder meer bestaan uit:

       a.     het bezorgen en verzorgen van materiaal op en van de banen;

       b.    het aanvaarden, na gezamenlijk overleg, van die taken die naar het oordeel van het bestuur passen binnen de ver­ant­woordelijkheden van de onderhoud commissie.

2.    De, in de bestuursvergadering benoemde, onderhoudcommissaris is tevens belast met het voorzitterschap van de onderhoud commissie.

 

       De verdere taakverdeling wordt in onderling overleg, binnen de onderhoud commissie geregeld.

       Het strekt de onderhoudcommissie tot aanbeveling wanneer van alle vergaderingen die door deze commissie worden uitge­schre­ven notulen worden opgesteld. Een kopie wordt verstrekt aan de secretaris van het bestuur.

 

Artikel 16 B.

 

1.    Technische commissie.

       De werkzaamheden van de technische commissie zullen onder meer bestaan uit:

       a.     het beoordelen van nieuwe leden op hun speelsterkte;

       b.    het verzorgen van de aanwijzingen, en het in de prak­tijk brengen van de jaarlijkse door de technische com­missie op te maken speelsterkte;

       c.     het verzorgen, en toezien op de naleving van het baan­re­gle­ment;

 

       d.    het regelen en verzorgen van de competitie, toernooien en wedstrijden;

 

2.    Het, in de bestuursvergadering benoemde, bestuurslid technische commissie is tevens belast met het voorzitterschap van de technische commissie.

       De verdere taakverdeling wordt in onderling overleg, binnen de technische commissie geregeld.

 

Artikel 17.

 

1.    Jeugdcommissie.

       De werkzaamheden van de jeugdcommissie zullen onder meer bestaan uit:

       a.     het beoordelen van nieuwe jeugdleden op hun speelsterk­te;

       b.    het verzorgen van de aanwijzingen, en het in de praktijk brengen van de jaarlijkse door de jeugdcommissie op te maken speelsterkte;

       c.     het regelen en verzorgen van een jeugdcompetitie, toer­nooi­en en wedstrijden;

       d.    ten aanzien van hetgeen vermeld is in bovenstaand punt c moet de jeugdcommissie overleg plegen met de technische commissie;

       e.     het begeleiden en de opvang van de jeugdleden, dit alles in de ruimste zin van het woord;

       f.     het aanvaarden, na gezamenlijk overleg, van die taken die naar het oordeel van het bestuur passen binnen de ver­ant­woordelijkheden van de jeugdcommissie.

2.    Het, in de bestuursvergadering benoemde, bestuurslid belast met de opvang en begeleiding van de jeugd is tevens belast met het voorzitterschap van de jeugdcommissie.

 

       De verdere taakverdeling wordt in onderling overleg, binnen de jeugdcommissie geregeld.

       Hetgeen bedoeld wordt in artikel 16, lid 2, laatste twee zinnen, is ook van toepassing op de werkzaamheden van de jeugdcommissie.

 

 

 

BESLUITVORMING

 

Artikel 18.

 

Verlangt omtrent een aan de orde gesteld voorstel geen der stemgerechtigde leden stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen. In het tegenovergestelde geval wordt tot stemming overgegaan.

Indien meerdere personen voor een functie kandidaat gesteld zijn, wordt tot stemming overgegaan.

 

Artikel 19.

 

Stemming over personen geschiedt door middel van gesloten brief­jes. Ter bepaling van het resultaat der stemming blijven ongeldi­ge - en blanco - stemmen buiten beschouwing.

Een stem is ongeldig, indien op het stembriefje iets anders is aangegeven dan noodzakelijk is voor het uitbrengen van de stem.

Indien een ingediend voorstel niet de vereiste meerderheid heeft verworven, is het niet aangenomen.

 

Artikel 20.

 

In geval van verkiezing wordt over iedere benoeming apart ge­stemd.

Door de algemene vergadering kan slechts worden gekozen een persoon, die is kandidaat gesteld op de wijze als bij de statuten en huishoudelijk reglement is geregeld.

Dit geldt niet ten aanzien van de benoeming van ereleden.

Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen, tenzij bij statuten of huishoudelijk reglement anders is bepaald.

Bij staking van de stemmen wordt een voorstel als verworpen beschouwd.

 

BESTUUR.

 

Artikel 21.

 

De op statutaire wijze tot verenigingsbestuurder benoemde is verplicht, het bestuurslidmaatschap te aanvaarden. Hij kan echter te allen tijde als zodanig aftreden. Hij is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en het daarin uitbrengen van zijn stem; ieder bestuurslid heeft één stem. Het stemrecht mag niet door middel van een gemachtigde worden uitgeoefend. Drie jaar na hun indiensttreding treden alle bestuursleden af, hetgeen echter zodanig geregeld dient te zijn dat er minstens één man van het dagelijks be­stuur en 2 commissarissen zitting hebben in het nieuwe be­stuur.

Ook treden jaarlijks af de in artikel 11 lid 9 van de statuten genoemde adviseurs.

De aftredende functionarissen mogen zich terstond vrijwillig herkiesbaar stellen. Hij/zij kan echter ten alle tijden zodanig aftreden.

De verkiezingen van bestuursleden ter vervanging van de aftre­den­de geschiedt in de eerste algemene vergadering, waarin daartoe de mogelijkheid bestaat.

 

Nieuwe kandidaat bestuursleden kunnen zich alleen kandidaat stellen aan het eind van een zittingsperiode van een bestuurslid of als één van de bestuursleden tussentijds stopt.

 

In  geval  van niet functioneren van een bestuurslid is het bestuur gerechtigd deze uit zijn functie te ontheffen. Hiervoor is een 2/3 stemmeerderheid nodig van de overige bestuursleden.

 

Artikel 22.

 

 1.      Het bestuur beheert de zaken van de vereniging overeen­kom­stig de statuten en de daarop gegronde reglementen.

 2.      Het bestuur is verplicht, op overzichtelijke wijze een volle­dige administratie bij te houden van:

          a.     namen en adressen van de in artikel 4 der statuten bedoel­de personen;

          b.    presentielijsten en notulen van alle algemene vergade­rin­gen en vergaderingen van het bestuur;

          c.     de bezittingen en schulden van de vereniging. Kleine voor­werpen van geringe waarde, welker gebruik korter dan een jaar pleegt te duren, behoeven daarin niet te worden opge­nomen.

 3.      Tijdens de algemene vergadering kunnen voor het lopende verenigingsjaar juniorleden en/of ondersteunende leden als adviseurs aan het bestuur worden toegevoegd.

 4.      Het bestuur bestaat uit ten minste zeven leden.

          De bestuursindeling is als volgt: voorzitter, secretaris, penningmeester en commissarissen.

 5.      De voorzitter heeft de leiding van alle vergaderingen. Bij zijn tijdelijke afwezigheid wordt hij vervangen door de secretaris.

 6.      De secretaris voert de correspondentie en verzorgt het ar­chief. Hij is verplicht van alle belangrijke bescheiden kopie te houden. Hij maakt de notulen van alle vergaderin­gen, en zorgt dat deze na goedkeuring op de eerstvolgende vergadering door de voorzitter en hemzelf worden onderte­kend.

 7.      De secretaris voert de ledenadministratie. Hij houdt een ledenlijst bij, waarop nauwkeurig wordt aangegeven de datum van toetreding en bedanken van elk lid. Aan de penningmees­ter en de wedstrijdcommissarissen verschaft hij een kopie van de ledenlijst. Hij houdt hen van alle veran­deringen op de hoogte.

 8.      Bij tijdelijke afwezigheid van de voorzitter, treedt hij op als vice-voorzitter,

 9.      De penningmeester zorgt voor het innen, en het beheer van de gelden van de vereniging, dit alles in de ruimste zin van het woord. Hij legt in de jaarlijkse algemene vergade­ring reke­ning en verantwoording af, over het door hem gevoerde finan­ciële beleid. In het financieel jaarverslag vermeldt hij de vermo­genstoestand van de vereniging, alsme­de de jaarlijkse baten en lasten.

          Indien het financieel jaarverslag geen aanleiding geeft tot het maken van opmerkingen, wordt het voor akkoord onderte­kend door de voorzitter, de secretaris en de leden van de kascom­missie. Goedkeuring ontheft hem van verdere verant­woordelijk­heden.

10.     De penningmeester mag niet tussentijds aftreden, tenzij de boeken door de voorzitter, de secretaris en de leden van de kascommissie zijn gecontroleerd en in orde bevon­den.

11.     De commissarissen staan de overige bestuursleden in hun werkzaamheden, voor zover daar enige aanleiding toe is, bij. Zij vervangen hen bij hun afwezigheid.

          a.     De onderhoud commissaris is tevens belast met het voor­zit­ter­schap van de onderhoud commissie.

          b.    De technische commissaris is tevens belast met het voor­zit­ter­schap van de technische commissie.

          c.     De commissaris belast met jeugdzaken is uit hoofde van zijn functie eveneens belast met het voorzitterschap van de jeugd­commissie.

 

Artikel 23.

 

De bestuursvergadering is slechts geldig indien de meerderheid van de bestuursleden aanwezig is. De bestuursvergadering kan geen besluiten nemen indien niet de meerderheid van de be­stuursleden zich met het voorstel akkoord verklaart. Bij staking van de stemmen beslist de voorzitter.

 

Artikel 24.

 

Schade aan de vereniging of één haar bezittingen toegebracht of mede veroorzaakt door een lid, kan door het bestuur geheel of ten dele op dat lid worden verhaald.

 

Artikel 25.

 

Het bedrag als bedoeld in artikel 12, lid 3, sub c, der statu­ten wordt gesteld vijfduizend euro € 5.000,00.

 

Artikel 26.

 

De ledenadministratie is openbaar voor de leden der vereni­ging. De secretaris is verplicht om inzage te verlenen in deze admini­stratie. Een verzoek daartoe kan mondeling of schrifte­lijk aan het secretariaat worden gericht.

Binnen een termijn van zeven dagen moet aan dit verzoek gehoor gegeven worden.

 

Artikel 27.

 

In het baanreglement zijn die bepalingen opgenomen die verband houden met het beoefenen van de tennissport. Zoals bedoeld in artikel 17, lid e, wordt het baanreglement opgesteld door de technische commissie. Na overleg met het bestuur zullen wijzi­gin­gen en aanvullingen voorgelegd worden aan de algemene vergade­ring. Mocht er zich een situatie voordoen, waardoor de dagelijkse gang van zaken op de banen ernstig wordt verstoord, dan zal het bestuur regelend optreden, al of niet in samenwer­king met de technische commissie.

 

AANMELDINGSFORMULIER.

 

Artikel 28.

 

Op het aanmeldingsformulier, als bedoeld in artikel 5, lid 1 van de statuten, dient vermeld te worden: naam, voornamen, woon­plaats, adres, geboortejaar, geboortedatum, en eventueel lidnummer van de K.N.L.T.B.

 

SLOTBEPALINGEN.

 

Artikel 29.

 

Alle leden ontvangen desgewenst van de secretaris één kopie van de statuten, het huishoudelijk reglement, en het baanre­glement. Zulks zal gebeuren tegen een, door het bestuur vast te stellen, vergoeding.

 

 

Artikel 30.

 

Aldus vastgesteld door de algemene vergadering, gehouden op:

          17 november 1977

 

 

Aanpassingen aldus vastgesteld door de algemene vergadering, gehouden op:

          26 januari 2005.

 

 

  

H Berendsen      Voorzitter                          

H van Minnen     Secretaris

H Dekker           Penningmeester